我们的需求确认单有固定的格式,根据需求提出人写的原始文档整理出需求确认单后打印出来,签字后与需求的原始文档一同存档,以备今后查阅。电子文档按各子系统分目录存质量的防疫用品买不到,各种质量较差的物资则趁机打劫,不买就没有用的,各单位只能就范。这一现象给了我们深刻的提示,我们必须立足平时,未雨绸缪,加强战争准备(这次SARS疫情就类似一场“生物战”),为应对日益增加的核、化、生恐怖袭击事件,类似灾害和疫情处置工作的需要,我们必须充分认识这些事件发生的可能性,汇集相关专业的专家进行研讨,根据各种物资的实际消耗数字,建立相关物资的储备机制,安排相应的经费,储备相应的药品器材。在电脑里,并定期做好备份。新程序对应使用后,我们也都做一记录,记录下对应时间,修改了什么,以备今后查阅。定期做一次需求汇总,总结近期的工作,这样能使我们很清楚地掌握系统功能的增加及修改情况,软件出问题时能更方便地查出原因。

    4、成立医院信息管理小组

    我院早在系统上线时便成立了信息管理小组,由院长担任组长,各科主任或计算机爱好者为成员。信息管理小组的成员既是医务人员,又懂得一些计算机知识,对计算机应用有一定的兴趣。信息管理小组在医院信息化建设的各个阶段都发挥了很大的作用。新系统的开发需要他们帮助论证和审核可行性,他们往往能提出非常有意义的建议和意见。新系统的试用阶段他们是非常好的程度测试员,对于一些细节都能考虑得非常周到。

    随着系统的日趋完善,他们逐步掌握了软件的使用,对系统比一般人有更深的理解,因此中日常工作中,他们常常能帮助科室的人解决操作中的很多问题,即使不能解决,也能大致知道问题所在,能很好地与我们交流,帮助我们查出原因和解决问题。信息管理小组对信息化建设的作用及对我们工作的帮助日益增大,我觉得信息管理小组对于每个医院都是不可缺少的。

    5、与不同开发商的软件做接口时,一定要尽量了解和掌握

    流程和原理我院HIS系统与医保局的医保管理系统做接口时碰到了很多问题,最让人头痛的是,出了问题后,不知道问题出在哪边,两家公司总是明确告诉我,他们的程序肯定没问题,问题应该出在对方,我想很多医院都碰到过这种情况。我仔细阅读了他们的接口文档,搞清楚了程序的设计原理及数据结构和数据流向,出了问题后便能分析出问题所在,有的时候,并不是程序有错,而是在不同的公司做接口时往往会因标准不同、数据结构不同、对业务的理解不同造成差错。

    分析出造成差错的原因后,便能清楚地和双方程序员进行交流,尽快地解决问题。另外,面对病人的前端日常业务子系统运转正常了并不等于后台数据就正确无误了,所以系统上线后,还应及时对数据进行检查和核对。我院医保系统上线后,因没有及时与医保局核对数据,一年积累下来的数据非常庞大,而且因没有核对过,有很多错误没被发现因此也没有修改,错误数据一直产生,导致纠正和对帐的工作量非常大。有了此次教训后我们基本上每月都会核对一次数据,每个季度与医保局对一次帐,现医保数据已基本正常,每次对帐也非常轻松,数据非常准确。

    6、开发和使用系统监控软件

    我院HIS软件的开发商研发了一套系统监控程序,该程序能实时监控数据库的信息、服务器资源利用信息、当前用户信息、应用程序使用情况及系统锁的情况。通过该程序,我们能非常清楚地掌握整个系统的运行情况,在每日系统使用高峰期,数据流量也达到一个峰值,该程序能让我们严密监控系统的各项数据,保证系统运行的稳定。当系统运行速度缓慢或发生暂时性的死机时,系统监控程序能很方便地检测到各类数据,有助于我们分析引起系统速度减慢或死机的原因,以便及时解决问题。系统监控程序在我们处理系统日常问题时,作用是非常大的,信息处备有这样一套监控程序是非常必要的。